Regolamento

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Regolamento

COMUNE DI FORMIA
Provincia di Latina

Archivio Storico della Città di Formia

Regolamento del servizio

 TITOLO I
Principi fondamentali
  Art. l Intenti dell'archivio
L'Amministrazione Comunale di Formia individua nell'archivio, quale complesso degli atti e dei documenti prodotti o acquisiti nel corso della propria attività, un servizio essenziale per garantire la salvaguardia della memoria storica e assicurare  la trasparenza dell'azione amministrativa secondo quanto previsto dallo Statuto e dalla normativa vigente.
A tal fine riconosce la necessità di un corretto funzionamento del servizio archivistico sia nella sua fase corrente di protocollazione e classificazione delle carte, sia nella successiva fase di archiviazione, ordinamento, inventariazione e conservazione dei documenti, intesi come bene culturale di natura demaniale, secondo il dettato della legge archivistica nazionale.
L'Amministrazione    Comunale riconosce nell'archivio Storico un istituto culturale che concorre all'attuazione del diritto di tutti i cittadini all'istruzione e all'informazione, nonché allo sviluppo della ricerca e della conoscenza.
  Art. 2 Norme di riferimento
L'Amministrazione Comunale organizza il servizio archivistico nel  rispetto della vigente normativa nazionale in tema di archivi (Decreto Legislativo n. 42 del22/0112004).

TITOLO Il
Natura,  condizione giuridica,  sede  e finalità   dell'Archivio  Storico
  Art. 3 Istituzione dell'Archivio Storico comunale e intitolazione
Con deliberazione Consiliare n. 109 del 04.12.2000 è stata istituita la sezione d'Archivio denominata Arehivio Storico Comunale del Comune di Formia Con deliberazione Consiliare n.                  dell'Archivio Storico Comunale
  Art. 4 Natura degli Archivi
Gli archivi di cui all'art. 3 del presente regolamento sono soggetti al regime del demanio pubblico e sono inalienabili ai sensi del comma 2 dell'art. 53 del Decreto Legislativo n. 42 del22/01/2004.
  Art. 5 Ubicazione
L'Archivio storico del Comune di Formia, viene trasferito nella sede prestigiosa
della Torre di Mola recentemente ristrutturata. Gli atti saranno ordinati e consultabili secondo le norme  previste  dal presente regolamento dall'anno 1860 all'anno  1974.
L'Amministrazione Comunale si impegna nel tempo a concentrare nella sede appositamente predisposta tutta la documentazione storica da essa prodotta e ad essa affidata che si trovasse depositata  altrove,  esclusa  quella  di deposito  che, per imprescindibile necessità amministrativa, dovrà essere conservata presso gli Uffici competenti.
Nell'Archivio Storico saranno depositate eventuali acquisizioni  di materiale archivistico dell'Amministrazione Comunale o proveniente da enti pubblici soppressi o da privati, sia per acquisto che per donazione, deposito o comodato. Le operazioni  di catalogazione verranno  fatte secondo i criteri di legge.
  Art. 6 Finalità dell'Archivio Storico
L'istituzione dell'Archivio Storico persegue come fnalità:
a)    la conservazione e l'ordinamento degli archivi ad esso affidati come garanzia di salvaguardia della memoria storica dell'ente e della comunità locale;
b)    la consultazione, da parte dei cittadini che ne facciano richiesta, di tutti gli atti e i documenti, su qualsiasi supporto, da esso conservati e il rilascio di copia, con le modalità di cui al Titolo III;
c)    la promozione di attività didattiche e di ricerca storica, nonché di valorizzazione dei patrimoni documentari, pubblici e privati, che costituiscano significativa fonte per la storia del territorio comunale, in collaborazione con la Scuola, l'Università, l'Archivio di Stato e altri istituti di ricerca;
d)    la salvaguardia e l'acquisizione di quei documenti o di quegli archivi che risultino di interesse per la conoscenza e lo studio della storia locale.
  Art. 7 Collaborazione tecnica e operativa
L'Archivio Storico persegue le finalità di cui all'articolo precedente in una prospettiva di collaborazione tecnica e operativa con la Soprintendenza Archivistica per il Lazio nel quadro delle attribuzioni a questa affidate dalla normativa statale.

TITOLO III
Norme relative al servizio di consultazione
  Art. 8 Consultazione
L'Archivio Storico è aperto al pubblico per consentire la consultazione del materiale documentario in esso conservato, negli orari stabiliti dal Dirigente competente.
  Art. 9 Consultabilità dei documenti
Tutti i documenti dell'archivio storico sono liberamente consultabili, ad eccezione di quelli di carattere riservato ai sensi dell' art. l 06 del Decreto Legislativo n. 42 del 22/0112004 . li dirigente competente può sottrarre alla consultazione o alla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento .
  Art.  10 Presentazione  delle richieste
La consultazione dei documenti è gratuita.
L'accesso    alla sala di consultazione è subordinato alla compilazione dell'apposito modulo di richiesta sul quale fra l'altro l'utente specificherà le segnature degli atti per i quali richiede la consultazione.
Lo scopo della ricerca  deve essere esplicitato  sul modulo di richiesta  a cura
dell'utente, che provvederà anche a indicare i propri dati completi di indirizzo, suffragati, nel caso di prima consultazione e ogni qualvolta richiesto, da fotocopia di documento di riconoscimento.
Gli studiosi, comunque, ogni volta che intendono mutare lo scopo delle proprie ricerche sono tenuti a compilare l'apposita domanda, esibendo il documento d'identità.
La compilazione dei moduli di richiesta deve avvenire al tavolo assegnato allo studioso. In ogni caso il personale dell'Ufficio raccoglierà, per informazione ad uso interno d'ufficio e di statistica, il nominativo degli utenti e la data di visura dei documenti, nel rispetto della L. 675/96 es .m.i..
Gli utenti possono richiedere fino a 3 unità archivistiche alla volta.
Le richieste di materiale conservato vengono soddisfatte secondo la programmazione predisposta dagli uffici.
L'appartenenza del richiedente al personale del Comune di Formia non esonera dalla compilazione della richiesta.
Le ricerche di tipo amministrativo da svolgersi nell'Archivio Storico ad opera di personale interno all’Amministrazione, vanno richieste preventivamente al responsabile dell'archivio, con cui si concorderanno tempi e modalità della consultazione.
  Art. 11 Consultazione dei documenti
I documenti possono essere consultati esclusivamente alla postazione assegnata. È vietato alterare in qualsiasi modo e con qualsiasi mezzo lo stato dei documenti in consultazione e degli arredi; è altresì vietato apporre note o richiami sui documenti e alterarne l'ordine. Lo studioso è tenuto a comunicare ogni eventuale lacuna o errata collocazione del materiale
richiesto.
A consultazione avvenuta il materiale archivistico deve essere riconsegnato all'incaricato di sala, ricomposto nello stato in cui è stato consegnato e completamente ricondizionato.
Eventuali fondi in corso di ordinamento e inventariazione sono esclusi dalla consultazione.
ragioni d'ufficio, limitatamente agli atti che costituiscono l'Archivio Storico e di Deposito del Comune.
Il prestito di materiale documentario raro e di pregio può essere concesso ad istituzioni pubbliche  che ne facciano richiesta per mostre temporanee,  previa
acquisizione  del  nulla  osta  della  Soprintendenza  Archivistica  per  il  Lazio.
L'istituzione richiedente, oltre ad assumersi le responsabilità in merito alla conservazione dei documenti durante il prestito, dovrà sostenere i costi di trasporto, imballaggio, assicurazione, nonché tutte le spese necessarie alla tenuta in idonee condizioni ambientali espositive dei pezzi archivistici.
Il prestito del materiale, qualora concesso, dovrà essere preceduto da apposita
redazione   di  dettagliato  verbale  di  consegna,   da  sottoporre  a  successivo
controllo all'atto della riconsegna.
  Art. 15 Fotocopie e fotografie
Si possono  ottenere fotocopie dei documenti,  dietro rimborso del costo come previsto dal vigente tariffario comunale.
Coloro che traggono riproduzioni di documenti sono tenuti a compilare domanda sull'apposito modulo, elencando analiticamente il materiale da riprodurre. Il permesso di riproduzione non attribuisce nessun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi.
Le fotocopie, ove consentite e contenute entro un numero limitato di esemplari, possono essere eseguite immediatamente, salvo diverso giudizio degli incaricati. In caso contrario l'utente sarà invitato a tornare nei giorni indicati dagli incaricati per il ritiro. La fotocopiatura è demandata esclusivamente al Personale dell’Assessorato, che potrà rifiutarla per alcuni documenti particolarmente delicati per il loro stato di conservazione.
Non sono consentite fotocopie del materiale rilegato, né di quello cartaceo e pergamenaceo in cattive condizioni di conservazione né di disegni, planimetrie o progetti e di tutti i documenti, in linea di massima, anteriori al secolo XXI. L'esecuzione   di fotografie   di materiale   archivistico   con mezzi   propri   è consentita ad uno studioso per volta.
  Art. 16 Sanzioni
A chiunque trasgredisca le norme di cui al Titolo III, potrà essere interdetta temporaneamente   o definitivamente   la consultazione   degli atti conservati nell'Archivio    Storico,    con    comunicazione        immediata    al    Soprintendente archivistico e al Soprintendente ai beni librari e documentari per il Lazio, fatte salve   le   ulteriori    azioni    in   difesa    degli    interessi    dell'Amministrazione Comunale.

TITOLO IV
Disposizioni relative al personale
  Art. l 7 Identificazione del personale
L'Amministrazione   Comunale,  richiamato   quanto  disposto  dall’art.  31  del
D.P.R.    30settembre 1963, n.l409 tutt'ora vigente, si impegna a affidare a personale qualificato l'aggiornamento della tenuta ordinata dell'archivio, mentre affida la responsabilità e la gestione della parte già ordinata dell'Archivio al Dirigente del settore Ufficio Politiche culturali, nonché al personale appartenente a tale Ufficio appositamente identificato e formato.
  Art. 18 Compiti del personale
Al responsabile dell'Archivio Storico spetta:
a)    provvedere che siano assicurati la conservazione e l'ordinamento degli atti d'archivio;
b)    consentire agli studiosi la consultazione dei documenti conservati nell'Archivio Storico supportandoli nell'attività di ricerca;
c)    formulare programmi tesi a conseguire le finalità di cui all'art. 6 del presente regolamento, nonché redigere relazioni annuali sull'andamento del servizio.

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